Assistante de direction - Douala

La CAMEROON EMPLOYMENT SERVICES, entreprise spécialisée dans la gestion des ressources humaines, l’accompagnement des entreprises et des jeunes dans l’atteinte de leurs objectifs professionnels recherche pour un de ses clients une Assistante de Direction

MISSION : Chargé d’assister l’Assistante de Direction dans la gestion du secrétariat.

Activités
Il assiste l’Assistante de Direction dans les missions suivantes :

– La gestion de l’agenda du Président Directeur Général ;
– L’Accueil, l’information et orientation du personnel et usagers;
– La gestion du courrier ;
– Le suivi de la procédure d’importation de marchandise (de l’ouverture de la déclaration d’importation à la réception des documents de douane pour archivage) ;
– La saisie et la mise en forme divers documents (courriers, rapports, convocations…), les reproduire et/ou les scanner et les diffuser ;
– Ma mise à jour de la base de données les bases de données utilisées au sein du secrétariat ; annuaire, numéros de comptes etc. faire des propositions pour la mise à jour des contrats avec les prestataires (hôtels, transports de colis) ;
– La constitution et préparation des dossiers et préparation de dossiers voyage et ordres de missions ;
– La réalisation de mailing
– La gestion des demandes de réservation de billets d’avion lors des départements du personnel et en lien avec la logistique, les réservations d’hôtel des invités ;
– Le classement et l’archivage (papier et numérique) les documents et informations ;
– La préparation des différentes réunions et en réaliser les comptes rendus (réunions chefs de service…) au besoin ;
– L’acheminement des bons de commande des fournitures de bureau des différents services ;
– L’Etablissements des ordres de virements et acheminement pour signature ;
– La rédaction des rapports (situations des importations du groupe et autres comptes rendus) ;
– L’Exécution des autres tâches demandées par la hiérarchie.

Savoir – Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat
Savoir-faire
Excellente expression orale et rédactionnelle
Maitrise des outils de bureautiques (Word, Excel, PowerPoint…)
Utilisation des modes de communication (téléphone, fax, messagerie, agenda électronique…)
Analyse et gestion des demandes d’information
Capacité d’organisation, polyvalence
Maitrise de la communication en anglais
Forte capacité d’organisation, rigueur et méthode
Savoir-être
Sociable, accueillant
Aptitude à travailler en équipe
Discrétion, sens de la confidentialité
Bon relationnel, bonne présentation
Disponibilité
FORMATION REQUISE BTS en Secrétariat de Direction ou Gestion Administrative et un Diplôme en Logistique et Transport
01 an d’expérience