Assistante-secrétaire : Les Pratiques efficaces du métier Ange Raphael Douala

Du 01 au 03 Avril 2020

OBJECTIF :
- Gérer le temps et organiser les tâches
- Apprendre à éviter les tensions contre-productives
- Entretenir des relations efficaces avec ses collègues et sa hiérarchie

PRÉ-REQUIS : Aucun

CONDITIONS D'ADMISSION ET CIBLE : Tout public

DÉMARCHE :
Travaux pratiques
Tests, exercices écrits ; mises en situation sur cas ; analyse des résultats en groupe

PROGRAMME :
Positionner son rôle dans l'organisation
La définition de la fonction et ses implications.
L'étendue du champ d'action de l'assistant(e).
Se faire reconnaître dans la culture de l'organisation.
Comprendre les enjeux du rapport avec le management.
Définir et maintenir les paramètres d'une bonne collaboration.
Comment "manager son manager" ?
Les attitudes réactives et proactives.
Etre force de proposition.
Entretenir des relations efficaces avec ses collègues et sa hiérarchie
Les attitudes dans les relations en face-à-face.
Faire passer un message avec diplomatie.
Savoir argumenter et convaincre.
Formuler une critique de manière constructive.
Négocier avec son manager.
Gérer les tensions et les conflits.
Travaux pratiques
Mises en situation.

Gérer son activité
Les lois et principes de la gestion du temps.
Fixer et lister les objectifs.
Lister les activités.
Déterminer le degré de priorité.
Les facteurs associés à une bonne gestion de l'activité.
Des solutions applicables à la perte de temps et d'énergie.
Eviter les tensions contre-productives.
Eviter les surcoûts.
Travaux pratiques
Test sur les capacités d'organisation.

Connaître ses "voleurs" de temps
Quels sont vos voleurs de temps ?
Gérer les interruptions : téléphone, imprévus, changement de priorité, distractions.
Le manque d'objectifs, de planification, de priorités.
La volonté d'en faire trop, l'incapacité à dire " non ".
Le manque d'organisation.
Les réunions mal préparées.
L'information incomplète ou en retard.
L'absence de classement des informations.
Travaux pratiques
Identification des voleurs de temps et recherche de solutions.

Définir efficacement ses priorités
Définir des objectifs.
Elaborer la matrice des priorités de son poste.
Définir et lister les priorités, l'urgent et l'important.
Elaborer un plan de journée.
Organiser les réunions et manifestations.
L'organisation matérielle d'une réunion.
Les principes de gestion de l'agenda (papier et électronique).
Gérer l'agenda de son manager.
Travaux pratiques
Elaboration de ses priorités : construction d'un plan de journée. Préparation d'une réunion.