Assistante-secrétaire : Les Pratiques efficaces du métier - Ange Raphael Douala

Du 01 au 03 Avril 2020
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rnOBJECTIF :
rn- Gérer le temps et organiser les tâches
rn- Apprendre à éviter les tensions contre-productives
rn- Entretenir des relations efficaces avec ses collègues et sa hiérarchie
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rnPRÉ-REQUIS : Aucun
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rnCONDITIONS D'ADMISSION ET CIBLE : Tout public
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rnDÉMARCHE :
rnTravaux pratiques
rnTests, exercices écrits ; mises en situation sur cas ; analyse des résultats en groupe
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rnPROGRAMME :
rnPositionner son rôle dans l'organisation
rnLa définition de la fonction et ses implications.
rnL'étendue du champ d'action de l'assistant(e).
rnSe faire reconnaître dans la culture de l'organisation.
rnComprendre les enjeux du rapport avec le management.
rnDéfinir et maintenir les paramètres d'une bonne collaboration.
rnComment "manager son manager" ?
rnLes attitudes réactives et proactives.
rnEtre force de proposition.
rnEntretenir des relations efficaces avec ses collègues et sa hiérarchie
rnLes attitudes dans les relations en face-à-face.
rnFaire passer un message avec diplomatie.
rnSavoir argumenter et convaincre.
rnFormuler une critique de manière constructive.
rnNégocier avec son manager.
rnGérer les tensions et les conflits.
rnTravaux pratiques
rnMises en situation.
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rnGérer son activité
rnLes lois et principes de la gestion du temps.
rnFixer et lister les objectifs.
rnLister les activités.
rnDéterminer le degré de priorité.
rnLes facteurs associés à une bonne gestion de l'activité.
rnDes solutions applicables à la perte de temps et d'énergie.
rnEviter les tensions contre-productives.
rnEviter les surcoûts.
rnTravaux pratiques
rnTest sur les capacités d'organisation.
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rnConnaître ses "voleurs" de temps
rnQuels sont vos voleurs de temps ?
rnGérer les interruptions : téléphone, imprévus, changement de priorité, distractions.
rnLe manque d'objectifs, de planification, de priorités.
rnLa volonté d'en faire trop, l'incapacité à dire " non ".
rnLe manque d'organisation.
rnLes réunions mal préparées.
rnL'information incomplète ou en retard.
rnL'absence de classement des informations.
rnTravaux pratiques
rnIdentification des voleurs de temps et recherche de solutions.
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rnDéfinir efficacement ses priorités
rnDéfinir des objectifs.
rnElaborer la matrice des priorités de son poste.
rnDéfinir et lister les priorités, l'urgent et l'important.
rnElaborer un plan de journée.
rnOrganiser les réunions et manifestations.
rnL'organisation matérielle d'une réunion.
rnLes principes de gestion de l'agenda (papier et électronique).
rnGérer l'agenda de son manager.
rnTravaux pratiques
rnElaboration de ses priorités : construction d'un plan de journée. Préparation d'une réunion.